Tietosuojaseloste: Intrumin työnhakijat

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan henkilötietoihisi, kun lähetät meille työhakemuksen. Intrum on kansainvälinen konserni, jolla on useita yhtiöitä eri maissa. Se Intrumin yhtiö, jolle lähetit hakemuksesi, vastaa henkilötietojesi käsittelystä. Tässä selosteessa kerrotaan, miten Intrum Oy käsittelee sinulta tai kolmansilta osapuolilta keräämiämme henkilötietoja työhakemusprosessin aikana. 

Rekisterinpitäjä 
Intrum Oy (jäljempänä myös ”Intrum”)
PL 47, 00811 HELSINKI
Käyntiosoite: Hitsaajankatu 20, 00810 Helsinki

Yhteydenotot rekisterinpitäjään rekrytointiasioissa: hr.finland@intrum.com

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuoja@intrum.com

Intrum Oy
PL 390, 00811 HELSINKI
Käyntiosoite: Hitsaajankatu 20, 00810 Helsinki

Päivitämme tätä selostetta aika ajoin ilmoittamatta siitä työnhakijoille, joten tarkistathan sen säännöllisesti. 

Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Intrum käsittelee tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Rekrytointi. Käsittelemme tietojasi varmistaaksemme, oletko pätevä ehdokas hakemaasi työtehtävään.
• Työoikeudellisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Voimme käsitellä henkilötietojasi valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi, valitusten ratkaisemiseksi tai oikeudellisten vaatimusten puolustamiseksi.
• Lain noudattaminen. Voimme käsitellä henkilötietojasi laissa asetetun velvoitteen tai oikeudellisen määräyksen noudattamiseksi.

Käsittelyn oikeusperuste

Oikeutettu etu 
Käsittelemme henkilötietojasi sillä perusteella, että käsittely on välttämätöntä oikeutetun etumme toteuttamiseksi. Oikeutettu etumme on tässä tapauksessa pätevien hakijoiden rekrytointi. Meidän edellytetään myös käsittelevän henkilötietojasi soveltuvien lakien mukaisesti. Todentaaksemme meihin soveltuvien lakisääteisten vaatimusten noudattamista säilytämme esimerkiksi henkilötietojasi etukäteen määrätyn ajan rekrytointiprosessin päätymisen jälkeen.  

Sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet
Joiltain osin henkilötietojen käsittely on tarpeen myös työsopimuksen valmistelemiseksi, jolloin oikeusperusteena on työsopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet.

Suostumus
Joissain tapauksissa lainsäädäntö saattaa edellyttää meitä hankkimaan sinulta suostumuksen tietyn tyyppisten henkilötietojen käsittelyyn tai tiettyjen käsittelytoimien toteuttamiseen. Suostumustasi edellyttävät esimerkiksi tietyt rekrytoinnin yhteydessä suoritettavat arvioinnit tai tarvittavien taustaselvitysten tekeminen kuten luottotietojen tarkistus. Edellä mainittujen tietojen antaminen on välttämätöntä tehtäessä sopimus Intrumin kanssa, ja mainittujen tietojen antamatta jättäminen voi estää työnhakijan osallistumisen rekrytointiprosessiin.

Henkilötietoryhmät

Kun lähetät hakemuksesi meille, keräämme seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot. Kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
• Tiedot ansioluettelostasi/CV:stäsi. Kuten työhistoria, koulutustiedot, osaaminen, kielitaito ja muu tieto, jonka olet sisällyttänyt ansioluetteloosi.'
• Motivaatiokirje (hakemuskirje). Mahdolliset tiedot, jonka olet sisällyttänyt motivaatiokirjeeseesi.
• Pätevyys työhön. Saatat joutua osoittamaan, että sinulla on laillinen pätevyys hakemaasi työhön.
• Taustaselvitys. Riippuen työtehtävän luonteesta ja työskentelymaasta, voimme pyytää sinua hankkimaan viranomaisilta lausunnon, jossa todistetaan, että sinua ei ole tuomittu mistään rikoksista, jotka tekisivät sinut esteelliseksi toimimaan kyseisessä tehtävässä.

Noudattaen yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004) hankimme sinua koskevat henkilötiedot ensisijaisesti sinulta.

Voidaksemme kerätä tietoa muualta meidän täytyy saada suostumuksesi ennen kyseisen tiedon hankkimista:

• Sisäiset hakemukset. Jos työskentelet jo Intrumilla ja haet sisäisesti toista paikkaa, voimme käyttää henkilöstörekisterissämme olevia tietoja täydentämään meille työtä hakiessasi antamiasi tietoja.
• Henkilöarviointi. Voimme pyytää sinua käymään läpi osaamisen, persoonallisuuden tai kognitiivisten kykyjen arvioinnin. Kyseiset arvioinnit toteutetaan yleensä käyttäen kolmansien osapuolten tietokoneohjelmaa tai kolmantena osapuolena yritystä, joka jakaa tulokset meidän kanssamme. Ennen kyseisen arvioinnin toteuttamista annamme sinulle nimenomaan sinun arviointiisi liittyviä lisätietoja.
• Työhönottoa edeltävä tarkastus. Riippuen työtehtävän luonteesta ja työskentelymaasta, voimme pyytää asiantuntijaa määrittelemään työhönottoa edeltävässä tarkastuksessa, onko olemassa seikkoja, joiden takia olisit esteellinen ottamaan vastaan kyseisen työtehtävän. Siitä, tehdäänkö tarkastusta ylipäätään sekä sen laajuudesta ja tarkoituksesta keskustellaan sinun kanssasi ennen tarkastuksen aloittamista.
• Suositukset. Voimme päättää hankkia suosituksia kanssasi aikaisemmin työskennelleiltä henkilöiltä. Otamme yhteyttä kyseisiin henkilöihin vain, mikäli olet antanut meille heidän nimensä ja yhteystietonsa. 

Mainittujen tilanteiden lisäksi, noudattaen yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia käsittelemme vain työsuhteesi kannalta välttämättömiä henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hallintaan tai sinulle tarjoamiimme etuihin tai kyseisen työn erityisluonteeseen.

Osapuolet, joille voimme antaa pääsyn tietoihisi

Intrum voi jakaa henkilötietosi Intrum-konsernin sisällä tai kolmansien osapuolten kuten  Intrumin puolesta toimivien alihankkijoiden kanssa, esimerkkinä henkilöarviointi- ja rekrytointijärjestelmien palveluntarjoajat työnhakuprosessissa ja järjestelmien virhe- tai tukitilanteissa. Tällaisissa tapauksissa nämä kolmannet osapuolet voivat käyttää henkilötietojasi ainoastaan edellä kuvattuihin tarkoituksiin ja ainoastaan Intrumin ohjeiden mukaan.

Henkilötietojesi sijainti

Henkilötietojasi ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Intrum voi kuitenkin käyttää tietojesi säilyttämisessä palveluntarjoajina kolmansia osapuolia, jotka sijaitsevat Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietoja voidaan tällöin siirtää EU:n / ETA:n ulkopuolelle edellyttäen, että siirrettäessä henkilötietoja siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtoperustetta. 

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietosi rajallisen säilytysajan ja poistamme tai anonymisoimme ne säilytysajan päätyttyä niin, että tiedoista ei voi enää tunnistaa yksittäistä henkilöä. Intrum poistaa työnhakijan hakukohtaiset tiedot aikaisintaan 12 ja viimeistään 24 kuukauden jälkeen haun valintapäätöksen ajankohdasta. Pidämme avoimet työhakemukset voimassa vuoden niiden saapumisesta. Mikäli et ole saanut työtarjousta meiltä poistamme avoimen työhakemuksesi 12 kuukauden kuluessa sen voimassa olon päättymisen jälkeen. 

Voimme käsitellä henkilötietojasi pidemmän aikaa hakuprosessin päätyttyä, jos vireillä on jokin riita-asia tai jos olet antanut meille luvan säilyttää henkilötietosi rekisterissä pidemmän aikaa.

Sinun tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeutesi

Oikeus saada pääsy tietoihin

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi, olet oikeutettu saamaan kopion sinua koskevista hallussamme olevista henkilötiedoista ja tietyistä niiden käyttöä koskevista yksityiskohdista. Henkilötietosi toimitetaan sinulle yleensä kirjallisena, ellei toisin pyydetty. Jos olet tehnyt pyynnön sähköisesti, tiedot toimitetaan sinulle mahdollisuuksien mukaan sähköisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Toteutamme kohtuulliset toimet sen varmistamiseksi, että hallussamme olevat sinua koskevat tiedot ovat täsmällisiä ja täydellisiä. Jos asia ei kuitenkaan mielestäsi ole näin, voit pyytää meitä päivittämään tai korjaamaan tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, esimerkiksi mikäli keräämiämme henkilötietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen tai peruutat suostumuksesi. Tätä tulee kuitenkin arvioida suhteessa muihin seikkoihin. Esimerkiksi meillä voi olla laista tai muusta sääntelystä johtuvia velvoitteita, joiden takia emme voi noudattaa pyyntöäsi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Tietyissä tilanteissa olet oikeutettu pyytämään meitä lopettamaan henkilötietojesi käyttämisen, esimerkiksi jos arvelet, että hallussamme olevat sinua koskevat henkilötiedot saattavat olla epätarkkoja tai mikäli meidän ei mielestäsi enää tarvitse käyttää henkilötietojasi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä siirtämään meille antamasi henkilötiedot valitsemallesi muulle kolmannelle osapuolelle.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa tietojen käsittelyä, josta on kyse useimmissa tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa käsittelytoimissa. Ellei meillä ole perusteltua syytä käsittelylle, emme enää käsittele henkilötietoja tällä perusteella sen jälkeen kun olet ilmoittanut vastustavasi sitä. Huomaa kuitenkin, että tämä tarkoittaa, ettemme voi huomioida hakemustasi.

Automatisoituihin yksittäispäätöksiin liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi. Intrum ei yleensä käytä automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia rekrytointiprosessissa, mutta jos olet joutunut automatisoidun päätöksen kohteeksi, etkä ole samaa mieltä lopputuloksesta, voit ottaa meihin yhteyttä alla olevia yhteystietoja käyttäen ja pyytää meitä arvioimaan päätöksen uudelleen.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos Intrum käsittelee työnhakijan henkilötietoja suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi. Huomioithan, että suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen sen peruuttamista suoritettuun suostumuksesi nojalla jo tapahtuneeseen henkilötietojesi käsittelyyn.

Oikeus tehdä valitus

Jos emme mielestäsi noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoja tietosuojavaltuutetusta ja valitusprosessista on osoitteessa www.tietosuoja.fi.

Yhteystiedot

Mikäli haluat ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme henkilötietojesi käsittelyä koskien, voit lähettää sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@intrum.com