12.02.2024
Tehokkuutta ja tarkkuutta: Verkkolaskuosoitteisto parantaa asiakkaiden laskudatan laatua
Taloushallinnon voidaan kuvata koostuvan ihmisten ja järjestelmien tuottamasta datasta, prosesseista ja raportoinnista. Datan määrän kasvaessa sen hyödyntämisestä, analysoinnista ja laadun jatkuvasta tarkkailusta tulee yhä merkityksellisempää. On tärkeää pitää huolta asiakastietojen oikeellisuudesta, jotta laskut löytävät perille ja rahat saadaan kotiutettua. Verkkolaskutuksessa pankkien ja operaattoreiden omistama verkkolaskuosoitteisto on tässä avainasemassa, josta löytyy nyt myös Peppol-osoitteet.
Laskujen ja aineistojen välityksessä datan laadun takaavat erityisesti rakenteisesti muodostetut laskut ja tositteet. Yleisen määritelmän mukaan rakenteinen, eli strukturoitu, data tarkoittaa koneluettavassa muodossa välitettävää sähköistä tietoa, jolle voidaan määritellä haluttavia vaatimuksia. Välitystoiminnan näkökulmasta tarkasti jäsenneltyä dataa voidaan hyödyntää tiedon esittämisessä esimerkiksi verkkolaskuilla tai rakenteisen kuittitiedon kuvastamisessa. Kun laskun tietosisältö on muodostettu oikein ja sen käsittely toimii yhteisesti sovittujen pelisääntöjen mukaisesti, jäljelle jää vielä sen varmistaminen, että lasku tavoittaa oikean vastaanottajan.
Miten datan hyödyntäminen näkyy laskunvälityksessä?
Datan paremman hyödyntämisen merkitys on tunnistettu jo pitkään, vaikkakin kehitys on tuntunut aika ajoin tuskastuttavan hitaalta. Esimerkiksi Sitran mukaan datan hyödyntäminen luo hyvinvointia, kilpailukykyä ja auttaa kehittämään yhteiskuntia. Datan parempaa hyödyntämistä parhaiten tukee juuri rakenteinen tieto. Automaatio yhteistyössä määriteltyjen ja hyväksyttyjen formaattien avulla tuo kilpailuetua taloushallintoon, kun manuaalisia käsittelyvaiheita ei enää myyntisaatavien kirjaamisessa tarvita ja virhetilanteiden määrä laskee. Näin esimerkiksi laskunvälityksessä verkkolaskulle määritellään jokaiselle elementille, kuten vastaanottajan osoitetiedoille, oma paikkansa ja laskudatan muodostuksessa noudatetaan yhteisesti sovittuja käytänteitä. Jotkut näistä ovat tai noudattelevat myös kansainvälisiä standardeja.
Osoitetiedot ovat erityisen tärkeässä asemassa, jotta data tukee myös laskutusprosessia. Esimerkiksi Suomessa yritysten välisessä verkkolaskutuksessa tilanne on hyvä – ellei jopa loistava. Yritysten osoitetiedot ovat saatavilla keskitetysti Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskuksen (TIEKE) ylläpitämän verkkolaskuosoitteiston kautta. Sen kautta voi kuka tahansa tarkistaa, voiko organisaatio lähettää ja/tai vastaanottaa verkkolaskuja.
Verkkolaskuosoitteiston omistajia ovat Suomessa toimivat verkkolaskuoperaattorit ja pankit. Nämä toimivat myös yhteisesti verkkolaskufoorumissa ja tarjoavat palvelua niin sanotulla nelikulmamallilla. Mallilla tarkoitetaan liiketoiminta-asiakirjojen välitysmallia, jossa lähettäjällä ja vastaanottajalla on omat välittäjänsä. Malli tukee myös reilua datataloutta, jossa yksilöiden, yritysten ja yhteiskunnan edut ovat tasapainossa.
Verkkolaskuosoitteisto uudistuu askel kerrallaan
Verkkolaskuosoitteiston tietojen päivitystä helpotettiin jo vuonna 2018, minkä jälkeen palvelu on ollut käyttökelpoisempi. Myös me palveluntarjoajat saamme hyödyntää tätä pitkäjänteistä työtä asiakkaidemme eduksi. Esimerkiksi erilaiset verkkolaskuosoitteiden päivitys- ja tarkistuspalvelut kuuluvat Intrumin lisäksi myös monen muun välittäjän lisäpalveluvalikoimaan, jossa verkkolaskuvälitykseen liittyviä virheitä voidaan minimoida entisestään.
Huomioitavaa on myös, että verkkolaskuosoitteisto uudistui jälleen helmikuun 2024 alussa ja jatkossa sieltä voi löytää myös Peppol-osoitteet. Peppol on kansainvälinen verkosto, jonka kautta voi välittää erilaisia liiketoiminta-asiakirjoja aina tilauksista ja tilausvahvistuksista laskuihin ja tuotekuvastoihin asti. Dokumenttien rakenteet noudattavat näissä tapauksissa Peppol-standardia, mutta sanomien välitys toimii samalla periaatteella kuin verkkolaskujen eli vastaavalla nelikulmamallilla.
Vaikka matka datan parempaan hyödyntämiseen taloushallinnossa ja laskunvälityksessä on välillä vaikuttanut pitkältä, päästään myös välillä monta harppausta oikeaan suuntaan. Sen osoittaa laajennettu verkkolaskuosoitteisto. Olemme matkassa mukana, jotta voimme tukea asiakkaidemme laskutusprosessia tulevaisuudessakin.
