Verkkolaskumuistuttamisen edut yrityksen perintäprosessissa

Verkkolaskutus tarjoaa laskuttajalle merkittäviä hyötyjä. Laskun käsittely on nopeaa ja automaattista, mikä vähentää käsin tehtävää työtä ja virheitä. Lisäksi laskut siirtyvät ja kirjautuvat järjestelmiin nopeasti ja laskun tiedot ovat haettavissa ja analysoitavissa helposti.

Sähköiset muistutukset ja maksuvaatimukset tehostavat taloushallintoa

Verkkolasku on ollut Suomessa pitkään yleisin laskutusmuoto yritysten välisessä kaupassa. Viime vuonna Suomessa juhlittiin verkkolaskun 25 vuotta kestänyttä matkaa yritysten taloushallinnon sähköistämisessä. Tämä näkyy myös verkkolaskun käyttöasteessa: Yritysten digitaloushankkeessa on seurattu viime vuosina verkkolaskukehitystä ja hankkeen aikana kehitys on ollut jatkuvasti noususuhdanteista. Viime vuonna verkkolaskujen osuus on arvioiden mukaan jo 93 prosenttia. Huomioitavaa on, että EU:n keskiarvo on 38,6 prosenttia. Voimme siis sanoa olevamme Suomessa edelläkävijöitä laskutuksen saralla.

Nyt onkin vuoro kohdistaa huomio saatavien hallinnan seuraaviin vaiheisiin eli muistutusten ja maksuvaatimusten sähköistämiseen, minkä nykyinen lainsäädäntö mahdollistaa. Sähköistä kanavaa voidaan hyödyntää joko suostumukseen tai niin sanottuun vakiintuneeseen tapaan perustuen. 

Tämä tarkoittaa sitä, että saatavaan liittyvät perintäkirjeet voidaan lähettää samaan kanavaan, johon yritykselle toimitettu alkuperäinen lasku on lähetetty. Lainsäätäjä määrittelee vakiintuneen tavan tavaksi, jota ”on velkasuhteen aikana vakiintuneesti käytetty tiedonantojen toimittamiseen velkojan ja velallisen välillä”.   

Verkkolaskutus on myös asiakasystävällistä ja vastuullista

Vaikka verkkolasku onkin laajasti hyödynnetty välityskanava laskutuksessa, tarvitaan muiden maksudokumenttien kohdalla vielä laajaa kansallista ja kansainvälistä yhteistyötä. Lisämäärittelyjä tarvitaan, jotta kaikki saatavien hallintaan liittyvät aineistot voidaan välittää mahdollisimman tehokkaasti. Tässä vetoapua on antanut kiitettävästi Tieke. Verkkolaskuvisio 2030 antaa uutta vauhtia muistutus- ja perintäkirjeiden sähköistämiseksi. Lisäksi Valtiokonttorin Peppol-viranomainen on olennainen osa kansainvälisen kehityksen viemistä suomalaisen taloushallinnon tarpeita kohti. Suomen Peppol-viranomaisena toimii Valtiokonttori, mikä tukee ja kannustaa organisaatioita sähköisten liiketoimintadokumenttien ja Peppol-verkon käyttöön.

Verkkolaskuformaatissa välitettävä data on strukturoidussa muodossa. Siksi se on tärkeää myös muistuttamisessa ja perinnässä. Strukturoitu data mahdollistaa automaattisen käsittelyn, jolloin esimerkiksi eräpäivä, maksajan tiedot ja erittelyt, ovat tallennettuina tietokenttiin vakiintuneessa formaatissa. Tämä mahdollistaa aineiston suoran käsittelyn vastaanottajan järjestelmissä ilman manuaalista syöttöä.

Lisäksi, kun asiakkaat saavat muistutukset samaan kanavaan kuin alkuperäisen laskun, ja vielä perinteistä kirjepostia nopeammin, he voivat korjata mahdolliset unohdukset tai virheet ennen kuin asia etenee perintään. Ennakoivalla toiminnalla yritys toimii vastuullisemmin ja huolehtii asiakassuhteistaan entistä paremmin. 

Verkkolaskuosoitteisto muistuttamisen ja perinnän tukena

Monessa organisaatiossa verkkolaskuosoitteiston sisältämiä osoitetietoja hyödynnetään, jotta myös saatavien hallinnan myöhemmät vaiheet toimivat verkkolaskutuksen näkökulmasta mahdollisimman tehokkaasti.  Verkkolaskuosoitteisto on kansallinen palvelu, josta voi tarkistaa, mitkä organisaatiot voivat lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja ja mitä operaattoreita tai pankkeja heillä on käytössään. 

Verkkolaskuosoitteiston päivityspalvelussa Intrumin asiakkaat voivat päivittää tietokantaansa joko kertaluontoisesti tai jatkuvana toimintana. Tietokantaa päivitetään säännöllisesti, jotta tiedot pysyvät ajantasaisina ja luotettavina Intrumin asiakkaille. 

Verkkolaskumuistuttamisen mahdollisuudet liiketoiminnan kasvattamisessa

Jos yrityksesi ei vielä käytä verkkolaskumuistuttamisen mahdollisuuksia, nyt on hyvä hetki harkita sen käyttöönottoa. Automatisoidut ja digitaaliset prosessit voivat olla juuri se ratkaisu, jota tarvitset liiketoimintasi sujuvoittamiseen ja kasvattamiseen. Lue lisää ja ota rohkeasti yhteyttä, autamme mielellämme löytämään juuri teille sopivan ratkaisun.

Kati Velling
laskunvälityksen kehityspäällikkö
Intrum Oy