Perintä ulkomailla - hidasta, kallista, mahdotonta?

Suomalainen yritys toimii ulkomailla yleensä kahdella eri tavalla. Myymällä tuotteita tai palveluita ulkomaille ja laskuttamalla Suomesta käsin ulkomaisia asiakkaita. Yrityksellä voi myös olla oma yhtiö kohdemaassa, jolloin laskutus tapahtuu paikallisen yhtiön toimesta.

Kun ulkomaille tai ulkomailla laskutettu tuote erääntyy, on yrityksen oltava erityisen tarkkana. Nyt kuvaan astuu paikallisen maan lainsäädäntö, tavat ja kieli. Ne määrittelevät millä syklillä asioista voi muistuttaa, milloin ja miten periä, millaisin määrämuodoin ja miten prosessi ylipäänsä etenee. Lainsäädäntö eroaa jopa EU:n sisällä ja esimerkiksi Norjassa muistutuksia säätelee tarkka määrämuotoisuus.

Yleistä onkin, että suomalaisiin loppuasiakasyritysten kohdalla muistuttamisesta ja perinnästä on olemassa selkeä prosessi ja myyvällä yrityksellä on näkymä laskulla myyntiin sekä niihin kohdistuviin riskeihin. Ulkomaisten laskujen maksuviiveiden prosessi saattaa kuitenkin puuttua eikä selkeää näkymää maksuihin liittyvistä prosesseista ole. Näin ei myöskään tunnisteta riskialttiita tilanteita sekä asiakkuuksia ja jäljellä on vain epämääräinen tunne ”ulkona” olevista varoista. Kun ymmärrys maksuviiveestä lopulta havahduttaa toimimaan, on edessä tavanomaista pidempi odotus.

Yritysten omatoiminen ulkomainen perintä onkin analyysiemme mukaan monesti keskimäärin kotimaista perintää hitaampaa ja onnistuu heikommin. Tämä johtuu yrityksen ulkomaisiin saataviin liittyvien prosessien epäselvyyksistä ja paikallisen kielen sekä lainsäädännön tuntemuksen puutteesta.

Keskiarvoja ulkomaisesta perinnästä

1. Noin 20 % laskuista erääntyy (ts. asiakas maksaa myöhässä).
2. Muistuttamisella saadaan keskimäärin ¾ maksamaan, ¼ siirtyy perintään.

Muistutusvaiheen jälkeisen vapaaehtoisen perinnän maksu voi tulla hyvinkin heti yhteydenoton jälkeen. Keskimäärin suurin osa maksaa laskun viimeistään tässä vaiheessa. Jos maksua tai maksusuunnitelmaa ei suoriteta pääsääntöisesti maksimissaan 90 päivän sisällä, asiasta tehdään toimeksiantokohtainen suositus jatkotoimenpiteistä. Suositus asian lopettamisesta tai jatkamisesta oikeudellisen perintään perustuu kokonaiskuvaan velasta. On hyvä huomioida, että oikeudellisen perinnän kulut (mm. viranomaiskulut) ja kesto vaihtelevat paljon maittain. Siksi suosituksen oikeellisuus ja noudattaminen on tärkeää.

Omien saatavien kotiuttamisen onnistumisen arvioinnissa tulisi niin Suomessa kuin ulkomaillakin, oman tai kumppanin osalta, käyttää samoja kriteerejä:

• Miten nopeasti myyntisaamiset ulkomailla/ulkomailta kotiutuvat?
• Miten oikeita ja toimivia toimenpiteet ovat (toisin sanoen; mikä osuus niistä kotiutuu, miten vähän aiheuttaa reklamaatioita)?
• Miten läpinäkyvää perinnän eteneminen on?
• Miten tyytyväisiä yrityksen asiakkaat ovat myös silloin, kun asiasta joudutaan muistuttamaan tai perimään?
• Miten arvioidaan hyvät perintäkäytännöt? (Lähtökohtaisesti perinnän läpinäkyvyys mahdollistaa onnistumisen vertailun eri maiden välillä.)
• Miten lasketaan välittömät kustannukset? Mikä on vaadittava resurssi (henkilötyö, it-järjestelmät) ja sen arvo omana toimintana tai kumppanin kautta? Kumman hyötysuhde on yrityksen kannalta tehokkaampi?
  
  

Määrittele laskutusprosessi maittain

Perinnän onnistumiseen yritys vaikuttaa jo laskutusvaiheessa. On suositeltavaa määritellä, milloin laskusta muistutetaan missäkin maassa, jotta prosessin kokonaiskesto säilyy yritykselle kestävänä. Jos paikalliset lainsäädännölliset prosessit ovat pitkiä, kannattaa laskun siirtoa muistutusvaiheeseen ja edelleen perintään nopeuttaa. Nopeammin laskuttamalla saadaan myös mahdolliset reklamaatiot pikaiseen käsittelyyn, jonka jälkeen laskua voidaan joko korjata tai asia viedään nopeammin perintään.

Entäpä oikeudellinen perintä?

Riittävän tiheä laskutusväli ja oikea maksuehto, nopea muistuttaminen sekä vapaaehtoisen perinnän koko keinovalikoiman käyttö (kirjeet, soitot, sähköpostit, street collection, luottotietotutkimukset) ovat tehokkaita tapoja saamisten kotiuttamiseen. Ulkomailla oikeudellinen perintä voi olla hyvin kallista ja niissä voi olla haasterajoja, jotka nousevat aina tuhansiin euroihin asti. Ennen oikeuteen lähtemistä onkin syytä selvittää kuluriski, se helpottaa päätöstä mahdollisesta etenemisestä.

Milloin on hyvä miettiä kumppania?

Jos reskontrassa näkyy maksamattomia ulkomaisia saatavia, on asiaa syytä ainakin selvittää. Hyvä keino arvioida tilannetta on katsoa reskontralistausta erääntyneistä saatavista. Silloin yleensä selviää reskontran todellisuus ja profiili vanhojen saatavien osalta. Pelkkien tehtyjen maksusuunnitelmien määrä ei riitä, vaan on tärkeää katsoa ovatko ne toteutuneet ja jos eivät, miten on reagoitu. On syytä myös miettiä, missä omat resurssit ovat nyt ja miten paljon ne vievät aikaa ydinliiketoiminnalta.

Yhteistyökumppani auttaa usein järjestelmällisen prosessin luonnissa ja tuo läpinäkyvyyttä yrityksen erääntyneitten saatavien hallintaan. Samalla epäselvyyksiin käytetty aika vähenee, kun ne tunnistetaan nopeammin. Kumppanin tulee hallita eri maiden lainsäädäntö, kielivaatimukset ja paikalliset tavat. Ideaalitilanteissa kumppanilla on kohdemaassa myös oma toimisto tai paikallinen asiamies. Näin yritys varmistaa, että perintä täyttää kaikki lain vaateet ja käytännöt ovat paikalliselle asiakkaalle tuttuja. Tämä on tärkeää, sillä pienikin asia voi vaikuttaa asiakkaan halukkuuteen maksaa lasku.

Jos et ole varma, miten oma yrityksenne kansainvälisessä perinnässä suoriutuu, autan mielelläni. Kysyminen ei koskaan maksa mitään.

Max Puumalainen
Asiakkuuspäällikkö - kansainvälinen perintä

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja anna meidän hoitaa laskujen perintä.
Puh. 09 2291 1600, myynti@intrum.com