Intrumin Visma-Tampuuri kokonaispalveluratkaisu on tehostanut TOAS:in maksuvalvontaa

Tampereen opiskelija-asuntosäätiö (TOAS) ei kuulu mihinkään valtakunnalliseen tai kaupungin konserniin, vaan on itsenäinen säätiö, jonka ainoa tehtävä on hankkia asuntoja Tampereelta, joita vuokrataan päätoimisille opiskelijoille. Tällä hetkellä säätiöllä on 7 000 vuokra-asuntoa ja se on toiseksi suurin vuokranantaja kaupungin jälkeen. Säätiöllä on meneillään historiansa isoimmat investointivuodet. 30 henkeä työllistävä TOAS on tilaaja- ja valvontaorganisaatio eli kiinteistönhuoltajia tai -korjaajia säätiöllä ei ole lainkaan, vaan kaikki hoidetaan ostopalveluina. Myös vuokra-asuntojen rakennushankkeet TOAS kilpailuttaa ja hankkii rahoitukset niihin itse. 

Reskontranhoidon ulkoistaminen Intrumille oli helppo valinta

Talousjohtaja Jari Kivipelto kertoo, kuinka TOAS joutui viime vuoden lopulla nopeasti eteen tulleen organisaatiomuutoksen myötä pohtimaan joko pikaista omaa rekrytointia tai reskontrahoidon ulkoistamista. Aiemmin Intrumin perintäpalveluihin tyytyväinen TOAS päätti laajentaa yhteistyötä myös muistutus- ja reskontrapalveluihin. 

–  Intrumin yhteyshenkilö oli antanut jo aiemmin kattavan kuvauksen kokonaispalveluratkaisun palvelumallista. Meillä on takana pitkä, noin 20 vuoden, historia perintäyhteistyöstä. Tämä loi luottamuksen siihen, että Intrum on oikea yhteistyökumppani myös reskontrahoitoon. Intrumilla oli kattavat tiedot ohjelmisto-osaamisesta Tampuurin liittyen, ja he hoitivat jo monen muunkin yrityksen reskontraa. Oman analyysin perusteella kelpuutin Intrumin luotettavaksi ja laadukkaaksi toimijaksi. 

Koska TOAS ei ole julkinen hankintayksikkö, heidän ei tarvinnut miettiä pakollista pitkää kilpailutusta, vaan heillä oli mahdollisuus tehdä päätös ulkoistamisesta itsenäisesti. Se nopeutti hankintaprosessia merkittävästi.

Helppo ja nopea käyttöönotto

Intrumin ja TOAS:in yhteistyön käynnistäminen sujui nopeasti ja tehokkaasti. 

Marraskuun viimeisinä päivinä otin yhteyttä asiasta ja helmikuun alussa reskontranhoito oli jo siirtynyt Intrumille. Käyttöönotto sujui juuri niin nopeasti ja tehokkaasti kuin olimme ennakkoon toivoneetkin. Kaikki eteni suunnitelmien mukaisesti.

TOAS on ulkoistanut päivittäisen maksujen täsmäytyksen ja kaikki maksuihin liittyvät yhteydenotot Intrumille. Kivipelto kehuu erityisesti Intrumin asiantuntemusta ja osaamista Tampuurin ohjelmiston käytössä, jota he käyttävät reskontrahallintaan. TOAS:illa on edelleen yksi henkilö hoitamassa reskontraa ja hän vastaa muun muassa vuokrasopimusten tavoitteista.

– Yhteydenpito Intrumin kanssa on kiinteä osa jokapäiväistä toimintaamme. Viestinvaihto on moninkertaistunut ja palavereita pidettiin varsinkin aluksi usein. Alkuvaiheessa toki pitääkin varmistaa yhteinen tahtotila ja palvelun onnistuminen. Palavereissa on hiottu yksityiskohtaisia toimintamalleja, mutta perustyönjako on ollut selkeä, painottaa Kivipelto.

Vuokra- ja vastikereskontra sekä perintä samassa paketissa

TOAS on hyötynyt Intrumin kokonaispalveluratkaisusta merkittävästi. Reskontrapalveluiden ulkoistaminen on vapauttanut resursseja TOAS:in ydintoimintoihin eli markkinointiin, asuntojen vuokraamiseen ja vuokrasopimusten tekoon. Samaan aikaan TOAS:illa on käynnissä voimakas investointivaihe, joten talousosaston kasvattaminen olisi joka tapauksessa tullut ajankohtaiseksi jollain aikavälillä. Myyntireskontran ulkoistaminen toi näin ollen myös kasvuvaraa tulevaisuuteen. 

Ennen korona-aikaa maksukäyttäytyminen TOAS:in vuokra-asunnoissa oli erinomaista. Pandemia kuitenkin aiheutti taloudellisia haasteita nuorille, ja sen aikana sekä muutama vuosi sen jälkeen vuokrasaamisten tasot nousivat. Tänä päivänä uusia perittäviä laskuja TOAS:illa on noin 40 kappaletta kuukaudessa.

Ennen palvelun ulkoistamista TOAS lähetti ensimmäisen maksumuistutuksen saman kuun aikana, ja seuraavana kuukautena lasku meni jo Intrumin jatkoperintään. Nopea prosessi ja useat muistutukset auttavat vuokralaisia keskittymään ja pitämään asiat mielessä. Opiskelijat ovatkin toivoneet jatkuvasti useampia muistutuksia, jotta he muistaisivat maksaa ajallaan. Tämä liittyy heidän omaan maksukäyttäytymisensä harjoitteluun ja siihen, kuinka maksut tulisi hoitaa.

Reskontrapalvelun ulkoistamisen jälkeen Intrum hoitaa jo ensimmäisen muistutuskirjeen lähettämisen. Intrumin tehokkaat prosessit ovat parantaneet vuokralaisten maksukäyttäytymistä, mikä merkitsee säätiölle nopeampia maksusuorituksia. Taustalla on nuorten opettaminen itsenäiseen elämään, sillä monet nuoret muuttavat TOAS:in asuntoihin ensimmäistä kertaa omilleen. He hoitavat itsenäisesti raha-asioitaan, joten täsmällisyys ja nopeus ovat tärkeitä taitoja oppia.

Tämä on Intrumille tuttu ja tehokas prosessi, joka auttaa opiskelijoita pysymään aikataulussa ja ehkäisee vuokravelkaongelmien kertymistä. Yhdessä Intrumin kanssa teemme töitä tämän tavoitteen eteen.

Intrumin asiantuntemus on myös auttanut TOAS:ia tarjoamaan parempaa palvelua asiakkailleen. TOAS:in piti aluksi viestiä opiskelijoille uudesta toimintamallista ja aluksi opiskelijat ihmettelivät, onko jokin muuttunut. Alkuhämmennyksen jälkeen yhteistyön myötä laajentuneet palvelukanavat ja -ajat on otettu hyvin vastaan.

Intrum pystyy tarjoamaan maksusuunnitelmia ja taloudenhallinnan ohjeita nuorille asiakkaillemme, mikä vähentää ylivelkaantumisen riskiä ja tukee nuorten itsenäistymistä. Tämä oli yksi merkittävistä syistä, miksi halusimme ulkoistaa palvelun Intrumille

Luotonhallinnan kokonaisratkaisu yhden toimijan kautta

TOAS:in ja Intrumin yhteistyö on hyvä esimerkki siitä, miten oikean kumppanin valinta voi tuoda merkittäviä etuja ja tukea yrityksen liiketoimintaa monin tavoin.

Olen erittäin tyytyväinen Intrumin tarjoamiin palveluihin ja suosittelen lämpimästi heidän reskontra-, muistutus- ja perintäpalveluitaan muillekin. Intrumin prosessit ovat hiottuja ja tehokkaita, ja heidän vuokra- ja vastikesaataviin erikoistuneen tiimin asiantuntemus on korvaamatonta. Prosessina toiminnan osittaisen ulkoistamisen kannatti ja se oli helppoa. Intrumilla on toimiva konsepti.

Avainlukuja

• Tampereen opiskelija-asuntosäätiö (TOAS) on voittoa tavoittelematon säätiö, joka tarjoaa opiskelija-asuntoja Tampereella päätoimisille opiskelijoille. Säätiöllä on tällä hetkellä 7 000 asuntoa ja niihin solmittu noin 8 000 vuokrasopimusta.
• Säätiön palveluksessa on 30 työntekijää ja liikevaihdon ennuste ensi vuodelle noin 50 miljoonaa euroa. Koko konserniin taseen arvo 400 milj. euroa.

TOAS:illa on käytössään Intrumin kokonaispalveluratkaisu, johon kuuluu:

Reskontrapalvelu
Muistutus- ja perintäpalvelu