Case Orimattilan Asunnot Oy: ”Suosittelemme Intrumin Visma-Tampuuri kokonaispalveluratkaisua muille yhteistyön sujuvuuden vuoksi.”

Orimattilan kaupungin omistama vuokrataloyhtiö Orimattilan Asunnot Oy tarjoaa asukkaille kohtuuhintaista asumista erilaisiin elämäntilanteisiin. Yhtiöllä on pääosin Orimattilan keskustan alueella 595 asuntoa ja lisäksi 140 palveluasuntoa.

Ulkoistaminen lisäsi vuokravalvonnan tehokkuutta

Vuonna 1991 perustettu Orimattilan Asunnot on kiinteistöyhtiö, joka työllistää tällä hetkellä neljä ihmistä ja yhtiön liikevaihto on noin 4.6 miljoonaa euroa. Asumispalvelupäällikkö Pia Lampinen kertoo yhteistyön aloituksesta:

- Otimme Intrumin perintäpalvelun käyttöön vuonna 2000 ja laajensimme kokonaisuutta maksumuistutukseen ja perintäpalveluun 2018, koska pienenä yrityksenä halusimme tehostaa maksuvalvontaa ja perintää. Ennen yhteistyön aloitusta lähetimme yrityksen toimesta maksukehotukset itse ja vuokravalvonta oli yrityksen sisällä, mikä luonnollisesti on vienyt aikaa yhtiömme varsinaisesta liiketoiminnasta.

Intrumin palvelut on ensin otettu käyttöön luottotappioksi kirjattujen saatavien perinnässä vuonna 2000. Vuonna 2018 palveluiden käyttöä laajennettiin kattamaan kokonaisuudessaan maksumuistutus- ja perintäpalvelut. Palvelun käyttöönotosta oli saatu suosituksia muilta alan toimijoilta eli Intrum valikoitui kumppaniksi hyvän maineensa ja perintäpalvelujen laadun perusteella.

Yhteistyö Intrumin kanssa on alusta asti ollut sujuvaa ja syksyllä 2023 palvelukokonaisuuteen lisättiin vuokravalvonta.

- Yhtiössämme oli henkilökuntamuutoksia ja kun otimme haasteet esille Intrumin kanssa, meille tarjottiin kokonaispalveluratkaisua, joka piti sisällään vuokravalvonnan sekä muistutus- ja perintäpalvelut samassa paketissa.

Luotonhallinnan kokonaisvaltainen kumppanuus tuo paitsi tehokkuutta yrityksen prosesseihin, myös työaika- ja työmääräsäästöjä, sillä vapautuneet resurssit voi sitoa tehokkaammin yrityksen ydinliiketoimintaan. Pienyrityksessä esimerkiksi loma-ajat ja henkilökunnan poissaolot tuovat omat haasteensa yrityksen jokapäiväiseen toiminnan ylläpitämiseen.

- Kokonaispalveluratkaisu on tuonut meille valtavaa helpotusta. Nyt meidän vuokravalvontamme ja perintäprosessimme on tehokas ja ajantasainen läpi vuoden, eikä siihen vaikuta lomat tai poissaolot, toteaa Lampinen.

Nopea ja sujuva käyttöönotto

Orimattilan Asunnot toivoivat vuokravalvonnan nopeaa käyttöönottoa, ja prosessi etenikin yhtiön toiveiden mukaisesti hyvin nopeasti. Intrumin kumppanina toimii Visma Real Estate, jonka Tampuuri-järjestelmästä saatavat siirtyvät Intrumin muistutus- ja perintäprosessiin vaivattomasti.  

- Liikkeelle lähdettiin hyvin organisoidun aloituspalaverin kautta, jossa käytiin läpi prosessin eteneminen ja vastuuhenkilöt. Intrumilta paikalla oli projektin käyttöönottotiimi, jossa oli mukana maksuvalvonnan ja perinnän asiantuntijoita sekä minä. Ensimmäinen starttipalaveri oli kesäkuun lopussa ja 15.syyskuuta vuokravalvonta oli toiminnassa ensimmäistä kertaa. Ottaen huomioon, että tässä välissä on pidetty kesälomat puolin ja toisin, niin käyttöönotto on ollut kyllä tosi nopeaa ja sujuvaa. Olen kyllä positiivisesti yllättynyt ja mielissäni, että kuinka hyvin tämä kokonaisuudessaan meni, kiittelee Lampinen.

Täsmällinen ja tehokas vuokravalvonta turvaa sekä vuokralaista että yhtiötä

Ulkoistamisen hyödyt ovat merkittäviä ja ne korostuvat pienessä yrityksessä. Orimattilan Asunnot sai Intrumilta vuokra- ja vastikesaatavien hoitoon erikoistuneen asiantuntijatiimin, joka tuntee alan lait ja säädökset. Yhtiön rahankierto on tehostunut ja asiakastyytyväisyys on kasvanut, kun palveluajat ja -kanavat ovat laajentuneet.

- Täsmällinen ja tehokas vuokravalvonta turvaa sekä asiakastamme että yritystämme. Reskontrapalvelun käyttöönotto nopeutti saatavien siirtymistä maksukehotukselle. Näin asiakas saa muistutuksen maksamattomasta laskusta ja pystyy reagoimaan asiaan, ennen kuin saatavat siirtyvät perintään, muistuttaa Lampinen.

Intrumin tarjoamat maksamisen ja perinnän palvelukanavat ja -ajat ovat myös laajemmat kuin mitä Orimattilan Asunnot pystyisivät asiakkailleen tarjoamaan.

- Asiakaspalveluanne on helppo lähestyä ja saada apua eri kellonaikoina ja päivinä. Esimerkiksi asiakkaat, jotka eivät syystä tai toisesta halua puhua puhelimessa, voivat olla teihin yhteydessä sähköpostitse. Asiakas voi pyytää maksusuunnitelman vielä, kun perintä ei ole kovin pitkälle edennyt. Olemme saaneet asiakkailtamme hyvää palautetta siitä, että he on saaneet ajoissa apua ja neuvontaa maksuvaikeuksiinsa. Asiakaspalvelussanne vuokralaisen asiat hoidetaan kerralla kuntoon.

Yhtiön näkökulmasta vuokravalvonta toimii ja on tehokas ja ajantasainen. Pia Lampinen on huomannut, että reskontrapalvelun käyttöönotolla on ollut vaikutusta myös perintämääriin. Kun vuokralainen saa maksusuunnitelman oikea-aikaisesti, niin häätöihin asti ei niin paljon enää tarvitse mennä. Intrumin kokonaispalveluratkaisun tavoitteena onkin vähentää perinnän tarvetta ja vuokralaisten ylivelkaantumista.

- Sujuvuus on ollut kokonaispalveluratkaisun merkittävin hyöty yhtiölle. Sekä meidän että meidän asiakkaitten ja Intrumin välillä. Lisäksi kaikki on ajantasaista. Saamme Intrumilta ajantasaista tietoa paitsi omista myyntisaatavista, myös perintäalaa koskevista muutoksista esimerkiksi perintälain uudistuksesta.

Orimattilan Asunnot ja Intrum pitää säännöllisiä Tapa Toimia -palavereja, joissa käydään läpi yrityksen parhaita käytäntöjä ja etsitään tarvittaessa uusia ratkaisuja.

- Yhteyshenkilöiden kanssa vuoropuhelu on aina ollut sujuvaa. Koemme, että yrityksemme asioihin on perehdytty ja palvelussa haetaan aina meille parhaita ratkaisuja. Napakka dokumentointi tuo asiakkaille selkeyttä ja varmuutta mitä on sovittu. Dokumentteihin on myös helppo palata tarvittaessa.

Lampinen on ollut tekemisissä monenlaisten palveluntuottajien kanssa, mutta yhteistyöstä Intrumin kanssa on pelkästään positiivista sanottavaa.

Yrityksen toiminnan kannalta on äärimmäisen tärkeää, että asiat edistyvät ajallaan ja henkilökunta saa riittävän tuen tarvittaessa. Olemme yhteistyössä onnistuneet löytämään juuri meille parhaat ratkaisut. Suosittelemme Intrumin Visma- Tampuuri kokonaispalveluratkaisua muille yrityksille yhteistyön sujuvuuden vuoksi.

Avainlukuja

• Orimattilan Asunnot Oy on Orimattilan kau­pun­gin omis­ta­ma kiin­teis­töyh­tiö. Yhtiö on perustettu vuonna 1991 ja on alallaan Orimattilan alueen suurin.  Kiin­teis­tö­kan­taan kuu­luu kaik­kiaan yli 700 huo­neis­toa. Tar­joam­me asiak­kail­lem­me koh­tuu­hin­tai­sia ja laa­duk­kai­ta vuok­ra-asun­to­ja ker­ros-, ri­vi- ja pien­ta­lois­ta Orimattilan alueelta. Vuok­ra-asun­tom­me ovat va­paa­ra­hoit­tei­sia ja ara­va- tai kor­ko­tu­ki­lai­noi­tet­tu­ja.
• Yhtiön palveluksessa neljän työntekijää ja liikevaihto oli viime vuonna noin 4.6 miljoonaa euroa.

Orimattilan Asunnoilla on käytössään Intrumin kokonaispalveluratkaisu, johon kuuluu:

• Reskontrapalvelu
• Muistutus- ja perintäpalvelu